Hinter den Kulissen: Das Yachtmanagement an der Basis

Haben Sie sich auch schon gefragt, was hinter den Kulissen des Yachtmanagement an einer Basis passiert? Jennifer Kärcher, eine unserer Sales Agenten, hat bereits an der Sunsail Basis in Kroatien gearbeitet und gibt Ihnen ihre persönlichen Einblicke in das Alltagsleben der Basis:

Ich werde oft gefragt, was alles benötigt wird, um einen reibungslosen Ablauf eines Charterwochenendes zu gewährleisten. Als Kunde sind Sie vielleicht besorgt und skeptisch, ob alles bereit ist, wenn Sie ankommen. Gerne teile  ich Ihnen anhand meiner persönlichen Erfahrungen mit, wie 80 bis 100 Yachten an einem Tag abgefertigt werden, sodass sich jeder Gast wohl fühlt und ein reibungsloser Ablauf gewährleistet werden kann.

                                              

Das allerwichtigste – eine gute Vorbereitung!

Eine ganze Woche lang läuft die Administration der Basis auf Hochtouren. Sind alle Crewlisten vorhanden? Wann kommen die Gäste? Zahlen die Gäste den Diesel vor Ort? Gibt es bestimmte Besonderheiten die zu beachten sind: z.B. Möchten die Gäste ein Kajak an Bord oder doch ein SUP-Bord? Haben sie eine Kautionsversicherung? All diese „Kleinigkeiten“ sind für den späteren Ablauf immens wichtig, um langen Wartezeiten entgegenzuwirken und um den Gast fröhlich zu stimmen – denn sein Urlaub geht bald richtig los!

Sollte eines dieser wichtigen Merkmale fehlen, so laufen die Telefone in den Buchungszentralen heiß, bis die benötigten Informationen der Basis vorliegen und die Crewlisten für jede Yacht auch im kroatischen System administrativ erfasst sind.

Die Ankunftszeit der Gäste ist für die Vorbereitung des Reinigungs- und Technikerteams von besonderer Bedeutung. Sollte ein Gast schon früh an der Basis eintreffen, so wird die Reinigung und technische Überprüfung dieser Yacht  natürlich vor anderen Yachten vorgezogen.

Im Optimalfall hat der letzte Charterkunde den Check out Prozess schon bereits am Abend zuvor mit den Technikern an Bord absolviert. Entweder konnten evtl. Beanstandungen bereits zeitnah behoben werden, oder sie werden am Abend notiert um dann schnell zu agieren, wenn der Gast von Bord geht.

Durch die zeitliche Optimierung dieses Prozesses; können die frühen Chartergäste bereits an Bord und sich auf ihren Urlaub einstimmen, ihren Proviant verstauen und sich mit ihrer Yacht vertraut machen.

Ein herzliches Willkommen

Unsere europäischen Gäste, die am Flughafen Split ankommen, sitzen nicht selten im selben Flieger. Eine persönliche Abholung durch einen Sunsail Agent am Flughafen ist der exzellente Auftakt zum Urlaubsbeginn. Im Transferbus/ Sammeltaxi können die Gäste bereits den Namen des Bootes erfahren, auf das Geschehen an der Basis vorbereitet werden und erhalten Instruktionen was zu tun ist.

 

Ein eingespieltes Team und eine Zentrale die den Überblick behält

Der Samstag ist da – der Trubel an der Basis kennt keine Grenzen. Taxisfahrer, Proviantbestellungen, Schnorchelausrüstung, Gepäck der Gäste die nach ihrem Segeltörn abreisen, sowie die Segelausrüstung die neue Gäste mit sich bringen, die Basis scheint ein Durcheinander zu sein - aber für einen Insider geht dieser Betrieb doch geordnet zu.

Die Rezeption steuert mit Funkgerät und Handy alle Informationen. Sobald eine Yacht fertig gereinigt und gewartet ist, wird das Signal an die Rezeption gesendet, die wiederum den Gast umgehend informiert, damit er auf seine Yacht kann.

 

Individuelle Betreuung

Am Nachmittag sind die meisten Chartergäste der vergangenen Woche abgereist und die neuen Gäste beziehen dann ihre Yachten. Nun kommt der nächste Abschnitt: das Briefing des Bootes & des Reviers. Jeder Techniker hat seine individuellen Yachten, die er betreut.

Das Briefing der Yachten wird wenn möglich vorab nach der Muttersprache des Chartergastes bestimmt. Spricht ein Techniker Französisch, so bekommt er seine französischen Gäste, der deutschsprachige Kollege die Deutsche Crew, etc. Somit werden die Sprachbarrieren der Gäste und auch für die Kollegen vor Ort reduziert.

 

Das Auge fürs Detail

Kleinigkeiten, die einen Segeltörn wesentlich prägen, werden nun bearbeitet. Fehlt es jemand an weiteren Schwimmflossen? Ein extra Handtuch wird verlangt, ein Kind überredet seinen Papa doch noch einen Kajak mitzunehmen und eine Dame benötigt einen Trolli für den Proviant,… bei all diesen kleinen Dingen stehen die Kollegen mit Rat und Tat zur Seite.

Nebenbei laufen auch schon die ersten Gäste aus. Das Ablegen zusammen mit unseren Jungs an Dock ist kinderleicht – auch wenn die meisten Gäste beim Ablegen etwas nervös sind.  

Der Basismanager steht als starker Fels für alle Fragen seiner Gäste und Mitarbeiter zur Verfügung. Manchmal sind Gäste durch Ihre Reise bereits vor dem Eintreffen der Basis verärgert worden. Zum Beispiel wenn der Koffer kaputt aus dem Flieger geliefert wurde, oder die Hitze einem doch mehr zu schaffen macht, usw. All das kann zu Spannungen führen, die in einer solch kurzen Zeit die Nerven des einzelnen Gastes strapazieren. Hier braucht es ein ruhiges Gemüt, um die Situation zu beruhigen und dem Gast zu zeigen, dass man sich kümmert. Meist sind es dann genau diese Gäste, die am Ende des Törns die Basis am glücklichsten verlassen.

Wir stecken sehr viel Organisation, Planung und Herzblut des Einzelnen in unserer Operation vor Ort, damit alles sehr organisiert und reibungslos verläuft. Reisen Sie an und verbringen Sie die schönste Zeit des Jahres auf Ihrer Wunschyacht.

Wir sagen DANKE, dass Sie unsere Gäste sind und begrüßen Sie gerne wieder an Bord unserer Sunsail Yachten.

 

Jennifer Kärcher

Yacht Sales Agentin Jennifer Kärcher ist Ansprechpartnerin für die Marken Sunsail Yachteignerprogramm,The Moorings Yachteignerprogramm und Leopard. Angefangen hat sie bei Sunsail Charterverkauf in Deutschland (später auch UK), übernahm dann die Kundenbetreuung in Kroatien an der Basis und verkaufte auch Hausboote in Deutschland vor dem Yachtverkauf.

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